Adjoint administratif, Gestion de Projet

Job Description

<p><em>English will follow below</em></p><p>Letko, Brosseau & Associés compte parmi les principaux gestionnaires de placements mondiaux indépendants du Canada. Fondée en 1987, la société offre une gamme diversifiée de solutions de placement à une clientèle canadienne et internationale. Nous croyons que notre vision des affaires jumelée à une approche de recherche fondamentale, une culture reposant sur des bases éthiques solides et un engagement fiduciaire prioritaire envers nos clients expliquent notre croissance et notre réussite à long terme. Par des interventions actives et soutenues auprès des sociétés dans lesquelles nous investissons, nous tâchons de contribuer à des changements positifs tout en procurant un rendement élevé à nos clients.</p><p>Letko, Brosseau & Associés est à la recherche de personnes qualifiées pour un poste d'adjointe administrative au sein de l'équipe de gestion de projet.</p><p>Le titulaire du poste se concentrera principalement sur les tâches administratives (planification, classement, logistique) pour soutenir l'équipe de gestion de projet, veillant ainsi à la bonne circulation de l'information et au respect des délais.</p><p>Principales responsabilités:</p><p>Support administratif:</p><p>Planification des réunions, gestion des calendriers, traitement de la correspondance (courriels, appels).</p><p>Gestion de la documentation:</p><ul><li>Créer, classer, mettre à jour et organiser les documents et rapports liés aux projets.</li><li>Gérer le système de classement des documents ;</li><li>Préparer, assembler et transmettre les documents de réunion et rédiger les procès-verbaux ;</li><li>Garantir la qualité et l'exactitude des documents produits par l'équipe :</li><li>Réviser et corriger les documents et rapports produits.</li><li>Garantir l'exactitude des informations et du contenu.</li></ul><p>Suivi des projets:</p><ul><li>Documenter l'avancement des projets, suivre les dépenses et établir des rapports sur les budgets.</li><li>Assurer le suivi auprès des participants aux projets et mettre à jour la plateforme de gestion de projets (Wrike);</li><li>Assurer le suivi et envoyer les rappels nécessaires ;</li></ul><p>Communication :</p><ul><li>Assurer la liaison entre les membres de l'équipe, les responsables et les consultants ; rédiger les comptes rendus de réunion et distribuer les mesures à prendre ;</li><li>Mettre à jour, traduire et mettre en forme les documents :</li><li>Accomplir toute autre tâche ou tout autre projet connexe.</li></ul><p>Profil recherché:</p><ul><li>Diplôme en secrétariat, administration de bureau ou dans un domaine connexe</li><li>Trois (3) à cinq (5) ans d'expérience professionnelle en tant qu'adjoint administratif et/ou dans d'autres rôles similaires.</li><li>Maîtrise obligatoire des suites bureautiques, maîtrise des logiciels de gestion de projet un atout.</li><li>Expérience dans un environnement de gestion de projet (un atout).</li><li>Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais.</li></ul><p>Le candidat idéal possède:</p><ul><li>Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.</li><li>À l'aise dans un environnement dynamique et capable de travailler dans des délais serrés.</li><li>Grande capacité à gérer plusieurs priorités.</li><li>Solides compétences interpersonnelles et communicationnelles.</li><li>Autonomie, débrouillardise et initiative.</li><li>Flexible et capable de s'adapter à l'évolution des priorités.</li><li>Souci du détail, esprit d'analyse et rigueur.</li><li>Esprit d'équipe, proactivité et autonomie.</li></ul><p>Salaire et avantages sociaux :</p><ul><li>Salaire de base compétitif, plus bonus annuel ;</li><li>Contribution de l'employeur à un régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);</li><li>Modèle hybride (travail au bureau 3 jours par semaine) ;</li><li>Régimes d'assurance médicale, dentaire et vie ainsi que d'assurance invalidité de courte et longue durée à partir du premier jour ;</li><li>Contribution de l'employeur à un régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);</li><li>Nos bureaux sont situés au centre-ville de Montréal et sont facilement accessibles par les transports en commun.</li><li>Rabais d'entreprise pour un abonnement à un centre de conditionnement physique.</li></ul><p>Nous remercions tous les candidats pour leur candidature. Toutefois, seuls les candidats sélectionnés pour les entrevues seront contactés.</p><p>Le masculin n'est utilisé que dans le but d'alléger le texte.</p><p>*********************************************</p><p>Letko, Brosseau & Associates is one of Canada's leading independent global investment managers. Founded in 1987, the firm offers a diverse set of investment solutions to a domestic and international customer base. We believe our business-minded, fundamental research approach, strong ethical culture and client-first fiduciary commitment has been the key to our long-term growth and success. Through ongoing, active engagement with the companies we invest in, we seek to contribute to positive change, while earning superior returns for our clients.</p><p>The firm is looking to recruit an Administrative assistant in the Project management team.</p><p>This incumbent will be primarily focusing on the administrative backbone (scheduling, filing, logistics) to support the Project Management team, ensuring information flows well and deadlines are met</p><p>Main responsibilities:</p><p>Administrative Support:</p><ul><li>Scheduling meetings, managing calendars, handling correspondence (emails, calls).</li></ul><p>Documentation Management:</p><ul><li>Creating, filing, updating, and organizing project documents and reports.</li><li>Manage document filing system;</li><li>Preparing, assembling and transmitting meeting documents and drafting minutes;</li><li>Ensure the quality and accuracy of documents produced by the team:</li><li>Review and correct the documents and reports produced.</li><li>Ensure the accuracy of information and content.</li></ul><p>Project Tracking:</p><ul><li>Documenting project progress, tracking expenses, and reporting on budgets.</li><li>Follow up with project participants and update the project management platform (Wrike);</li><li>Ensure follow-up and do the relevant reminders;</li></ul><p>Communication:</p><ul><li>Acting as a liaison between team members, managers, and consultants; taking meeting minutes and distributing action items;</li><li>Update, translate and format document:</li><li>Accomplish any other related tasks or projects</li></ul><p>Skills and qualifications required:</p><ul><li>Diploma in secretarial, office administration, or related field</li><li>Three (3) to five (5) years of professional experience as an administrative assistant and/or other similar roles.</li><li>Proficiency with office suites mandatory, project management software an asset.</li><li>Experience in a project management environment (an asset).</li><li>Excellent written and verbal communication skills in both French and English.</li></ul><p>Ideal profile:</p><ul><li>Excellent organizational and time-management skills.</li><li>Comfortable in a fast-paced environment and able to work under tight deadlines.</li><li>Strong ability to manage multiple priorities.</li><li>Strong interpersonal and communication skills.</li><li>Autonomy, resourcefulness and initiative</li><li>Flexible and able to adapt to changing priorities.</li><li>Detail-oriented, analytical, and rigorous.</li><li>Team player, proactive, and autonomous.</li></ul><p>Salary and benefits:</p><ul><li>Competitive base salary, plus annual bonus ;</li><li>Hybrid work schedule (3 days in the office and 2 days from home);</li><li>Access to medical, dental and life insurance coverage, as well as short- and long-term disability insurance, from day one;</li><li>Employer contribution to a deferred profit-sharing plan (DPSP);</li><li>Our offices are located in downtown Montreal, easily accessible by public transport.</li><li>Corporate discount for your membership in a fitness centre.</li></ul><p>Come and realize your ambitions with us Our goal is to create a supportive and inclusive environment where all individuals can maximize their full potential.</p><p>We thank all candidates for applying. However, only candidates selected for interviews will be contacted.</p>